Thiết kế website bán hàng

Mô hình tổ chức - quản lý vận hành và kiểm soát nội bộ

Mô hình tổ chức - quản lý vận hành và kiểm soát nội bộ

Thông thường doanh nghiệp xây dựng ngay một sơ đồ tổ chức kèm theo các chức danh cho công ty mình khi bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính thức. Mô hình đó có thể được "tham khảo" từ một công ty / tổ chức / mô hình nào đó trước đó đã thấy, hoặc đơn giản hơn là căn cứ vào các nhân sự hiện hữu cùng mối quan hệ của những người sáng lập, người chủ, người quản lý cấp cao ngay trong thời kỳ đầu. Cách làm đó không có gì sai thậm chí nó thực sự là "truyền thống" lưu truyền nhiều năm nay trong cộng đồng kinh doanh của chúng ta, nhưng hỏi rằng đã tốt chưa (?) thì người viết bài e rằng "chưa tốt". Vậy để tốt thì nên làm thế nào? Dưới đây là gợi ý nhé:

Thứ nhất: tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự / công việc phải nhằm phục vụ thực thi chiến lược. Do đó hoạch định xong chiến lược thì tiếp đến là phải chỉ ra trọng điểm hành động, các mục tiêu và tìm bằng được các KPIs đo lường khi trọng điểm đó được hoàn thành và mục tiêu công ty đạt được.

Thứ hai: chủ doanh nghiệp / giám đốc điều hành nên tư duy rằng: chiến lược là xác lập "thế trận" và lựa chọn "cách chơi", vì thế xây dựng tổ chức, bố trí vị trí công việc là để chơi với từng thế trận, từng khối lượng công việc của từng năm / hoặc thời kỳ.

Thứ 3: Có cơ cấu tổ chức rồi, sẽ chi tiết ra tới phòng ban chức năng và danh mục vị trí cho nhân sự. Lúc đó cần rất cụ thể bằng văn bản chức năng nhiệm vụ từng phòng ban bộ phận. Đừng viết chung chung theo chiều dọc trang giấy như cách thông thường, hãy kẻ ra một bảng mô tả theo ma trận mà chỉ rõ: các nhiệm vụ của phòng / vai trò của phụ trách phòng / trách nhiệm / quyền hạn / quyền lợi. Thêm nữa, định biên nhân sự cho phòng ban bộ phận đó phải căn cứ vào phân tích công việc theo chức năng của bộ phận chứ không phải bố trí nhân sự một cách 'đại khái" hoặc "nhét" người nhà vào các vị trí "key". Nếu làm vậy, tôi nghĩ là một sai lầm tai hại!

Thứ 4: Bố trí nhân sự cho mô hình tổ chức, cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ rồi thì tiếp đến là gì? Câu trả lời là "thiết lập luật chơi nội bộ". Luật chơi nội bộ đó chính là HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ được cấu thành bởi"
  1. Các quy chế / quy chuẩn / quy định /  pháp lý áp dụng / quyền hạn / trách nhiệm nội bộ - để tạo nên môi trường kiểm soát
  2. Các quy trình, biểu mẫu, chu trình luân chuyển hồ sơ chứng từ, định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch, kiểm tra, cùng với quan điểm lãnh đạo điều hành của chủ đầu tư, của ban lãnh đạo doanh nghiệp... để hình thành nền các thủ tục kiểm soát.
  3. Hệ thống kế hoạch, báo cáo, lưu trữ & bảo vệ hồ sơ / tài liệu, giao tiếp nội bộ... giúp hình thành quy trình ra quyết định và xử lý công việc - đó là hệ thống thông tin.
  4. Các chương trình, quy định, hành động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, hướng dẫn, làm mẫu, thúc đẩy, động viên... gọi là "monitoring".
  5. Nhận diện rủi ro, bất khả kháng trong từng khâu công việc, tìm mọi biện pháp để ngăn ngừa / hoặc khắc chế / hoặc dự trù điều kiện chấp nhận cho rủi ro trong phạm vi chịu đựng được. Xin nhớ, lấy ngăn ngừa là chính.

Chốt lại: nếu ví doanh nghiệp của bạn như đoàn tàu, bạn là trưởng tàu thì (hệ thống đường ray + biển hiệu + đèn đường + nhà nhà) = hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó bạn muốn là tàu cao tốc hay tàu chợ là tùy nhé. Muốn tàu chạy an toàn trong những chặng dài hay trượt ray đứt toa cũng là tùy bạn nhé!
Nguồn: Giamdoc.net

Đăng nhận xét

0 Nhận xét